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Amtliche Schulverwaltung (ASV)


Autor: Kuen, aktualisiert am 17.09.2017 / Hits: 601

Sehr geehrte Damen und Herren in der Schulleitung,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

sicher haben Sie mit den Vorbereitungen für die Übermittlung der Amtlichen Schuldaten bereits begonnen. Ergänzend zu den Materialien, die Sie von den Multiplikatorinnen und Multiplikatoren für Schulverwaltungsprogramme bereits erhalten haben (und noch erhalten werden), bitten wir Sie zur Oktoberstatistik folgende Hinweise zu beachten:

 

  1. Datenprüfung

Eine Prüfung Ihrer Meldedaten ist jederzeit möglich. Sie kann und sollte bereits vor der Übermittlung erfolgen. Die Plausibilisierung ermöglicht es, die eigene Datenqualität zu überprüfen und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen.

Sie wird über den Menüpunkt Datei → Verwaltung → Datenprüfung angestoßen.

Gehen Sie wie im Link beschrieben vor: https://www.asv.bayern.de/doku/alle/plausi/start

 

  1. Import von Lehrerdaten aus SVS-Persona

Derzeit bereiten wir eine Abgleichdatei vor, mit deren Hilfe Sie Lehrerdaten aus SVS in ASV einspielen können. Dies soll Sie bei der Pflege der Lehrerdaten unterstützen. In der kommenden Woche erhalten Sie diesbezüglich konkrete Informationen und Anweisungen. Konzentrieren Sie sich daher bis zur Schulleiterdienstbesprechung am kommenden Mittwoch auf die Pflege der Unterrichtselemente.

 

  1. Übermittlung

Zunächst bitten wir sie, die Daten lediglich zu übermitteln. Bitte klicken Sie NICHT auf die Schaltfläche „Abgabe erklären“. Dies erfolgt erst nach Abschluss der gemeinsamen Bereinigungsarbeiten im Staatlichen Schulamt.

Gehen Sie wie im Link beschrieben vor: http://www.asv.bayern.de/doku/gms/unterrichtssituation/us_datenuebermittlung/uebermittlung_asd

  

  1. Meldetermin

Bitte übermitteln Sie Ihre Daten bis spätestens 02. Oktober 2017. Eine Datenübertragung ist ab dem 01. Oktober möglich.

 

  1. Abgleicharbeiten im Staatlichen Schulamt

Wie bereits in den Vorjahren möchten wir Ihre Meldung wieder mit Ihnen gemeinsam im Staatlichen Schulamt mit unserem Schulverwaltungssystem Persona-SVS abgleichen. Sie erhalten diesbezüglich eine Einladung von der für Ihre Schule zuständigen Schulrätin/Ihrem Schulrat.

 

Für Ihre gewissenhafte und fleißige Unterstützung bei der Meldung der Amtlichen Schuldaten im Voraus herzlichen Dank!

Mit freundlichen Grüßen

Jörg Baldamus

Schulrat


Sehr geehrte Damen und Herren Schulleiter,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

 

hier für Sie eine Liste von Links in die Online-Dokumentation zu jetzt anstehenden Arbeiten in ASV, zu häufigen Fragen zum Schuljahresanfang und zur Vorbereitung der US-Meldung (Oktoberstatistik). Weitere Informationen folgen.

 

Viele Grüße

Ihr ASV-Multiplikatorenteam

 

Hilfen für die Arbeiten in ASV zum Schuljahresanfang

·       Anlegen einer neuen Lehrkraft in ASV / Suche in ASD

·       Anlegen von neuen Benutzern in ASV

·       Planungsschuljahr beenden

  

Eintragungen in den Reitern des Moduls Lehrkräfte:

·       Datenblatt Person

·       Dienst 

·       Einsatz

·       Diverses

·       Einsatzschulen Übersicht

·       Lehrkräfte / NNNN GMS "Letzter Reiter"

 

Bearbeitungsfelder im Bereich Lehrkräfte:

·       Abgleich Lehrerdaten SVS (Schulamt) - ASV

·       Anrechnungen und Funktionen

·       Betreuungsstunde > Gebundener Ganztag

·       Eintrag Mobile Reserve

·       Kooperationen zwischen KiTa und Schule (vormaliges Bildungsfinanzierungsgesetz)

·       Vorkurs Deutsch: Stundeneintragungen

·       Lehrbefähigung / -erlaubnis 

·       Matrix - Liste Pflichtu... - Liste BesUnt 

·       Name Lehrkraft korrekt erfassen

·       PKZ: Anforderung & Problembehebung

·       Unterricht in der Matrix 

·       Lehrkraft wird „Verwaltet von"

 

Tabelle mit Beispielen für die Eintragung von Lehrkräften

Lehrkraft 

Situation 

Link 

Lehrkraft 

Vollzeit; Hauptfach katholische Religionslehre; Englisch Nachqualifikation; Wiedereingliederungsmaßnahmeörtlicher Personalrat

zum Beispiel

Schulleiter / Verbundkoordinator 

Vollzeit; Lehramt an Volksschulen; Nachqualifikation Schwimmen; Altersermäßigung 1 Stunde; Anrechnungen: Schulleitung, Verbundkoordinator 

zum Beispiel

LAA 

Lehramtsanwärter im 1. Ausbildungsjahr, Eintragungen für das zweite Ausbildungsjahr aufgeführt. 

zum Beispiel

FachlehrerIn 

Verbeamtete Fachlehrerin, weniger als die Hälfte, Teilzeit in Elternzeit, Einsatz mehrere Schulhäuser

zum Beispiel

FachlehreranwärterIn 

Fachlehreranwärter (Musik / Kommunikationstechnik) im 1. Ausbildungsjahr 

zum Beispiel

FörderlehrerIn 

Förderlehrkraft, 50% Schwerbehinderung, 8 Stunden eigenverantwortlicher Unterricht 

zum Beispiel

FörderlehramtsanwärterIn 

Förderlehrkraft in Ausbildung 0 Stunden Unterricht 

zum Beispiel

Sonderpädagoge 

Der Sonderpädagoge ist an einer Inkusionsschule zu 50% im Rahmen der Inklusion eingesetzt 

zum Beispiel

Kirchliche Lehrkraft 

Katechet mit zwölf Stunden Untericht, EIntragungen für andere kirchliche Lehrkräfte werden aufgeführt. 

zum Beispiel

Mutterschutz 

Mutterschutz - längerfristiger Ausfall 

zum Beispiel

Elternzeit ohne Einsatz 

Einträge zur Elternzeit, Lehrkraft ist nicht eingesetzt 

zum Beispiel

Elternzeit mit Einsatz 

Einträge zur Elternzeit, Lehrkraft ist  weniger als die Hälfte eingesetzt, Kooperation Elementarbereich - Primarbereich

zum Beispiel

Grad der Behinderung 

Einträge zur Schwerbehinderung 

zum Beispiel

Sabbatjahr (Arbeitsphase) 

Darstellung Einsatz während der Arbeitsphase 

zum Beispiel

Sabbatjahr (Freistellungsphase) 

Darstellung Einsatz während der Freistellungsphase 

zum Beispiel

Altersteilzeit Block Arbeitsphase 

Darstellung Einsatz während der Arbeitsphase 

zum Beispiel

Altersteilzeit Block Freistellungsphase 

Darstellung Einsatz während der Freistellungsphase 

zum Beispiel

Mobile Reserve 

Unterschiedliche Einsatzbeispiele 

zum Beispiel

       

  

Bearbeitungsfelder im Bereich Unterricht:

·       Gebundene Ganztagsschule

·       Jahrgangskombinierte Klasse (GS)

·       Inklusion

·       Schulprofil „Flexible Grundschule“

·       Ü-Klassen (GS)

·       Ü-Klassen (MS)

·       Fächerspalten anlegen

·       Gruppenbildung

·       Koppeln

·       Jahrgangsstufenübergreifende Koppelung bei unterschiedlicher Stundentafel

·       Schüler Kursen zuordnen bei geteiltem Unterricht

·       Wahlpflichtunterricht

·       Besonderer Unterricht

--
Hartmut Rieck
Beratungsrektor
Fachberatung IT
Staatliches Schulamt in der Stadt Nürnberg
Dienststelle:
Sperberschule (MS)
Sperberstr. 85
90461 Nürnberg
Tel.: 0911 231 68 131
Fax: 0911 231 68 132
E-Mail: rieck@schulamt.info
Hartmut.Rieck@schulamt.nuernberg.de
www.schulamt.info
www.fbin.info


Sehr geehrte Damen und Herren Schulleiter,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

gerne weisen wir zum Schuljahresende nochmals auf folgende Vorgehensweise bei den anstehenden Schulwechseln von ASV-Benutzern hin:

Der Token verbleibt bitte immer an der Schule. Dies gilt auch bei Wechseln innerhalb der Stadt Nürnberg.
Der alte Token wird deaktiviert und steht für den Nachfolger bereit.
An der neuen Schule wird der dort vorhandene Token neu zugewiesen.


Sowohl die abgebende, als auch die aufnehmende Schule füllt anhängendes Formular aus. Dies ist wichtig, da die Token an der alten Schule deaktiviert werden müssen. Die tatsächliche Änderung im Active Directory erfolgt dann durch die Zugangsmeldung der aufnehmenden Schule. Dort wird dann auch der vorhandene Token neu registriert.

 

Wir danken Ihnen und Ihren Mitarbeitern für die geduldige und nicht immer einfache Arbeit mit dem neuen Schulverwaltungsprogramm ASV in diesem Schuljahr und wünschen Ihnen erholsame Sommerferien.

Ihr ASV-Multiplikatorenteam

--
Hartmut Rieck

 


Sehr geehrte Damen und Herren Schulleiter,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

zur Erstellung der Jahreszeugnisse mit der Office-Schnittstelle finden Sie hier Hilfen und Informationen:

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/zeugnis/start#zeugniserstellung_mit_hilfe_der_office-schnittstelle

  1. Voraussetzungen und Einschränkungen
  2. Vorbereitung in ASV
    1. Datum und Zeugnisunterzeichner festlegen
    2. Ändern von Zeugnisunterschriften, Schulname, Anpassung an der Schablone
    3. Wahlfach mit Note im Zeugnis
  3. Export der Zeugnisschablonen

Bitte in Nürnberg hier unbedingt beachten: Abspeichern der Zeugnisse auf Lokaler Datenträger (D: auf IHR_RECHNERNAME_SCHULNUMMER)!

Danach können die jeweiligen Ordner Jahreszeugnis_5a usw. auf USB-Sticks der Lehrkräfte kopiert werden.

  1. Datenschutzkonforme Weitergabe
  2. Weiterverarbeitung in Word - Unterschiede GS und MS
  3. Textbausteine
  4. Zeugnisausdruck

Notensammellisten für die Zeugnisse finden Sie als Berichte zum Importieren hier:

https://www.asv.bayern.de/doku/gms/zeugnis/start#asv-berichtsvorlagen_fuer_notensammellisten

Viele Grüße

Ihr ASV-Multiplikatorenteam


Sehr geehrte Damen und Herren Schulleiter,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

gerne möchten wir Sie auf die RSS-Feeds zu ASV hinweisen. Dort werden regelmäßig aktuelle Informationen zu Berichten und Updates aber auch Problemlösungen oder Tipps veröffentlicht. Der Tipp vom 10. Mai gibt z.B. Hinweise zum Aufnehmen von Schülern aus dem Zentralsystem.

Wir empfehlen das Abonnieren der Feeds in Ihrem Mailprogramm - dann werden neue Feeds wie neue E-Mails angezeigt.

URL des ASV-RSS-Feeds:   https://www.asv.bayern.de/asv/rss.xml

Anleitungen:

Einfügen eines RSS-Feeds in Outlook:

https://support.office.com/de-de/article/Hinzuf%C3%BCgen-eines-RSS-Feeds-0b91cfc4-0efc-4d11-be28-9a5da2382347

Einfügen eines RSS-Feeds in Thunderbird:

https://support.mozilla.org/de/kb/nachrichten-feeds-und-blogs-abonnieren

Viele Grüße

Ihr ASV-Multiplikatorenteam


 

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

leider tauchen regelmäßig nach dem Anstoß der UP-Meldung einige Muss-Fehler bei den Lehrkräften auf. Diese Fehler können Sie bereits im Vorfeld „aufspüren“ und mit Hilfe der kurzen Anleitungen weiter unten beheben.

Bitte führen Sie dazu vor Abgabe der Meldung die Datenprüfung „UP: PL-Prüfungen für die UP-Abgabe (Lehrkräfte, Personalveränderungen, Versetzungsanträge)“

unter Datei – Verwaltung - Datenprüfung und hier im Datenbereich Schulen durch.

 

Häufige Fehlermeldungen zu Lehrkräften  bei der UP 2017:


1) Einsatzschule ohne Einsatz löschen

Bei GMS in einem Datenbestand sind 2016/17 oft mehrere Lehrkräfte (vorwiegend Fachlehrer) hauptsächlich an der Stammschule (z.B. Mittelschule) eingesetzt und mit wenigen Stunden an einer anderen Schule (z.B. Grundschule). Da für das kommende Schuljahr Unterricht noch nicht namentlich verplant ist, bleibt die andere Schule quasi in der Planung ohne Einsatz und muss im Lehrermodul auf dem Reiter "Einsatz" gelöscht werden. Im Klartext bedeutet das, Sie müssen bei allen Lehrern, die im aktuellen Schuljahr bei Ihnen eingesetzt sind, aber eine andere Schule als Stammschule haben, Ihre Schule als Einsatzschule löschen (siehe Screenshot Fall Einsatzschule).

Bitte denken Sie daran, dass alle Schulen im gemeinsamen Datenbestand voneinander „abhängig“ sind. Das bedeutet, Schulen mit gemeinsamen Lehrern können erst dann melden, wenn keine Fehler bei den gemeinsam geführten Lehrern mehr vorliegen.


2) Plausifehler bei LAAS:

Hier ist in der Regel die Lösung, die UPZ im Lehrermodul auf dem Reiter "Einsatz"  auf  "0" zu setzen. (siehe Screenshot Lehramtsanwärter)


3)  Falsches Datum beim Einsatz 2017 /18:

Hier muss im Lehrermodul auf dem Reiter Dienst erst der Dienstherr VORÜBERGEHEND auf "Bezirk" gesetzt werden, dann kann das Datum an das Planungsschuljahr (01.08.2017 bis 31.07.2018) korrigiert werden. Danach den Dienstherren wieder ändern. (siehe Screenshot Schuljahr falsch - falsches Datum wird noch angezeigt)


4) Plausifehler zu MOB

Hier ist es in der Regel die Lösung, den Eintrag im Lehrermodul auf dem Reiter "Einsatz"  auf "0" bei MER ganz rauszunehmen. (siehe Screenshot Mobile Reserve)

Leider sind diese Fehlermeldungen nicht in der Doku aufgezeigt und nun erst kurzfristig aufgetreten. Aber ich bin guter Dinge, dass wir gemeinsam die erste Meldung bis Freitag über die Bühne bringen werden.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.


rieck@schulamt.info

gluschke@schulamt.info

plietzsch@schulamt.info

 

Viele Grüße

Achim Gluschke

für das ASV-Multiplikatorenteam


Sehr geehrte Damen und Herren Schulleiter,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

ab sofort können Sie in ASV die Vorbereitungen zum Anlegen des neuen Schuljahres 2017/18 durchführen. In der Anlage finden Sie einen Leitfaden, der Sie bei den notwendigen Arbeiten unterstützen soll. 

Weitere Hilfen und Anleitungen finden Sie unter den Links zur Online-Dokumentation:

https://www.asv.bayern.de/wiki/gms/unterrichtsplanung/neues_schuljahr

Hinweise zu ASV-Fortbildungen finden Sie im Bereich Fortbildungen auf unserer Seite.


Gerne weisen wir Sie auf zusätzliche Berichte und Filter zum Download und Import in Ihre ASV hin.

 

Anleitung zum Import:

Bericht/Filter anklicken zum Download

Datei - Verwaltung - Berichtsbibliothek - für Bibliothek freigeben - importieren

https://www.asv.bayern.de/wiki/gy/berichte/import?s[]=berichte&s[]=importieren#berichte_importierenexportieren

Der Bericht/Filter steht Ihnen sofort nach dem Import zur Verfügung.

Berichte

Datenbereich Schüler

Filter

Quelle: https://www.asv.bayern.de/wiki/gms/regionen/obb/lhm/beri_filt?s[]=berichte&s[]=obb

 

Vielen Dank und herzliche Grüße

Ihr ASV-Multiplikatorenteam


Mögliche Einführungsplanung für ASV nach Schularten

Im Schuljahr 2013/ 2014 wird ASV an allen Realschulen, Abendrealschulen, Realschulen zur sonderpäd. Förderung und Gymnasien in Bayern eingeführt.
Zu Beginn des Schuljahres starten die Grund- und Mittelschulen in den Parallelbetrieb.
Im Schuljahr 2014/15 wird der Parallelbetrieb an Grund- und Mittelschulen erweitert. Im Schuljahr 2016/17 beginnt dann der produktive Betrieb an allen Grund- und Mittelschulen.
In Bayern sollen zuerst alle allgemeinbildenden Schulen umgestellt werden und danach die beruflichen Schulen.

Daraus ergibt sich folgendes mögliches Einführungsszenario (Stand: April 2014):

ASV Einführung

ASV-Multiplikatoren


Achim Gluschke
Konrektor
Schulleiter
Robert-Bosch-Mittelschule (MS)
Herriedener Straße 29
90449 Nürnberg
achim.gluschke@schulamt.nuernberg.de
www.fbin.info/
Tel.: 0911 231-68070

Hartmut Rieck
Beratungsrektor
Sperberschule (MS)
Sperberstr. 85
90461 Nürnberg
hartmut.rieck@schulamt.nuernberg.de
www.fbin.info/
Tel.: 0911 231-10697

Monika Plietzsch
Lehrerin
Friedrich-Wilhelm-Herschel-Schule (GS)
Herschelplatz 1
90443 Nürnberg
plietzsch@schulamt.info
Tel.: 0911 / 231 25 78



Informationen


Formular zur An- und Abmeldung nueer Mitarbeiter für die ASV-Token Bearbeitung (27 KB) [2017-07-28]


ASV - Schülermeldung erstellen (1268 KB) [2017-03-27]


ASV - Berichte importieren (873 KB) [2017-03-27]


ASV - Daten rücksichern (802 KB) [2017-03-27]


ASV - Datensicherung (729 KB) [2017-03-27]


ASV - Filter importieren (1000 KB) [2017-03-27]


ASV - Kurz- und Religionsklassenmeldung (962 KB) Kurz- und Religionsklassenmeldung
[2017-07-27]


Leitfaden (555 KB) [2017-07-27]


ASV FAQ Schulamt (361 KB) Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Umstellung auf die ASV
[2016-10-28]


ASV - Amtliche Schulverwaltung
Offizielle Webseite
[2014-10-09]

Staatliches Schulamt
in der Stadt Nürnberg
Lina-Ammon-Straße 28
90471 Nürnberg
Tel.: 0911 231106-99
Fax: 0911 231106-98
verwaltung@schulamt.nuernberg.de
www.schulamt.info

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